La scelta di un’agenzia che affianca il cliente nell’organizzazione di un evento è un processo molto delicato, da cui dipende in grande misura il successo o il fallimento dell’incontro con i propri stakeholder.
Scegliere un’agenzia significa affidarsi al partner che non solo ha la giusta esperienza, ma anche lo “stile” adeguato all’evento, la capacità di allinearsi alla strategia, la velocità di risposta nelle fasi concitate e nelle emergenze. E non ultimo la professionalità di fare gli interessi del cliente anche nella stesura del budget e nel rispetto dello stesso in fase di consuntivo post evento.
Il mercato seleziona le agenzia attraverso molti metodi, ma i più comuni sono:
1) chiamando una gara (pitch) dove vengono invitate diverse agenzia
2) dando il brief a una o più agenzie suggerita da colleghi/conoscenti/fornitori (passa parola)
3) affidandosi a un’agenzia che ha già lavorato per quel cliente
LA GARA: Nel caso di una gara chiamata da grandi aziende, spesso è l’ufficio acquisti (procurement) che convoca le agenzie e affida loro un brief scritto. Questo processo è a volte affidato a piattaforme di acquisto dove tutto avviene on line, dal brief alle domande/risposte, fino all’upload della proposta dell’agenzia e del relativo budget. Un metodo che difficilmente permette di scegliere l’agenzia più adatta perché la mancanza di “contatto” diretto fra il committente interno (direzione generale, marketing, ufficio eventi, direzione commerciale) e lo staff dell’agenzia, impedisce il fluido passaggio di un gran numero di aspettative e dettagli. In questi casi le agenzie lavorano male e investono tempo e risorse con un senso di frustrazione. Questo panorama migliora quando è il committente interno a incontrare le agenzie, sia in fase di brief che di presentazione delle proposte e del budget.
IL PASSA-PAROLA: Nel nostro Paese a differenza dei Paesi anglosassoni, i clienti difficilmente fanno scouting di agenzie sul mercato. In pratica per evitare quella che a volte viene considerata una perdita di tempo, si cerca la strada dell’accreditamento tramite il parere di un collega o di un amico. C’è del buono in questo passa-parola ma il rischio è di non incontrare mai le agenzie che invece meriterebbero di essere pre-valutate e successivamente invitate in una gara. Capita così che il passa-parola lo “vincano" le agenzie più grandi per dimensione e con sede nelle grandi città, quelle in grado di mantenere alta la loro awareness con attività di ufficio stampa, social, advertising, CRM etc.
I SOLITI NOTI: chiamare chi già si conosce è ovviamente un vantaggio, elimina sorprese e permette di affidarsi a chi già possiede la cultura di quell’azienda cliente, il suo stile, le aspettative dei suoi manager, il linguaggio, la corporate identity etc. Un sistema di fedeltà che funziona molto bene finchè non diventa una sorta di esclusiva che si rinnova per anni. In questo caso se il rapporto è così intenso e vincente, all’azienda cliente conviene “acquisire” l’agenzia, portandosi all'interno il suo know how e ottimizzando costi e risorse. Una pratica diffusa in Italia, specie in provincia, dove la minor concorrenza e i l’importanza dei rapporti personali, diventano spesso la strada più percorsa.